تکنیک ها و روشهای انبارگردانی در شرکتهای بازرگانی

پرسش

تکنیک ها و روش های انبارگردانی در شرکتهای بازرگانی به چه صورت می باشد؟

۳.۳/۵ - (۳ امتیاز)
حل شده 0
مدیر ارشد تالار 52 سال 1398/2/20 0:00:00 2 پاسخ 4338 بازدیدها 0

پاسخ ها ( ۲ )

  1. انبارداری یکی از فرآیندهای بسیار حیاتی شرکت‌های بزرگ (تولیدی، صنعتی و بازرگانی) است. مدیریت و کنترل موجودی انبار می¬‌تواند از تحمیل ضرر و زیان‌های احتمالی تا حد قابل¬ ملاحظه‌¬ای جلوگیری کند. استفاده از نرم‌افزار انبار به مدیریت بهینه عملیات انبار کمک شایانی خواهد کرد؛ زیرا کنترل موجودی دقیق‌تر انجام شده و باعث عدم توقف عملیات تولید می‌گردد. همچنین عملیات ورود، خروج، جابجایی و تحویل کالا به¬ خوبی هدایت و کنترل می‌شود.

    به‌طور کلی، سه نوع انبارگردانی وجود دارد: انبار گردانی پایان سال، میان دوره و موردی (رندوم)

    انبارگردانی پایان سال معمولا یک بار در سال انجام شده و شامل شمارش کلیه اقلام کالا می‌شود. این انبارگردانی اجباری است و برای انتقال موجودی انبار به سال بعد، حتما باید در پایان هر سال انجام شود.

    در انبارگردانی میان دوره مانند انبارگردانی پایان سال، کلیه اقلام انبار شمارش و ثبت می‌شوند. معمولا، این انبارگردانی در نیمه هر سال و بسته به سیاست شرکت انجام می‌شود.

    در انبارگردانی موردی یا رندم، انبار در دوره‌های کوتاه‌تر مورد انبارگردانی قرار می‌گیرد و در آن تعدادی از اقلام به‌صورت رندوم شمارش می‌شوند. هدف از این نوع انبارگردانی، اطمینان از صحت موجودی کالاهای انبار است.

    در زمان نقل و انتقال انبار بین سرپرستان، انبارگردانی به‌طور کامل انجام می‌شود؛ این درحالی است که انبارگردانی موردی در بازه‌های زمانی تعریف شده برای کنترل وضعیت موجودی انبار و نیز در موارد اختلاف نظر بین هریک از واحدهای سازمانی بر سر موجودی انبار انجام می‌شود.

    انبارگردانی می‌تواند حالت‌های مختلف یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی نیز داشته باشد. این حالت‌ها نشان‌دهنده روش شمارش اقلام انبار و مقایسه آنها با کاردکس می‌باشند. در انبارگردانی یک شمارشی، شمارش کالاها یک بار انجام می‌شود و در صورت عدم وجود مغایرت بین تعداد کالا و رقم کاردکس، گزارش صحت موجودی انبار صادر می‌شود. درصورتی‌که مغایرت با کاردکس وجود داشته باشد، در صورت وجود کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود اضافه موجودی، سند اضافی صادر می‌شود.

    در روش دو شمارشی، موجودی انبار دو بار شمارش می‌شود و ملاک شمارش دوم است.

    در روش سه شمارشی نیز مانند حالت دو شمارشی اقدام می‌شود، با این تفاوت که در این روش، شمارش موجودی سه بار انجام می‌شود و ملاک شمارش بار سوم است.
    در هر سه حالت، معمولا درصدی به‌عنوان درصد مغایرت قابل اغماض درنظر گرفته شده برای آن مغایرت با کاردکس درنظر گرفته نمی‌شود.
    روش های انبار داری و یا به عبارتی کنترل موجودی انبار یکی از اصلی ترین و مهمترین اصولی هست که باید در هر انباری رعایت گردد. در این نوشته، شش تکنیک مهم در کنترل انبار را با هم مرور خواهیم کرد.
    ۱ – مشخص نمودن نقاط کنترلی کالاها

    به منظور جلوگیری از انباشت بیش از حد و یا مواجهه با کسری کالا در انبار، میبایست نقاط کنترلی موجودی مرتبط با هر کالا در انبار مشخص شود. این نقاط کنترلی عبارتند از:

    نقطه سفارش (مجدد)
    حداکثر موجودی مجاز
    حداقل موجودی مجاز
    موجودی میانگین
    موجودی خطرناک
    مقدار سفارش

    ۲ – بودجه ریزی برای کنترل موجودی در انبار

    معمولا سازمانهای تولیدی با مقدار مصرف بالای مواد اولیه، برای خرید کالاهای مورد نیاز خود برنامه ریزی و در نتیجه بودجه ریزی میکنند. بودجه خرید میبایست پیشتر تدوین شده و شامل بودجه ریزی مجزای تولید جهت خرید کالاهای اساسی، کالاهای غیر اساسی، کالاهای مصرفی و کالاهای مورد نیاز تعمیرات و نگهداری می باشد.

    اولین قدم به منظور تدوین بودجه خرید، برنامه ریزی فروش است. چرا که برنامه فروش و بودجه مورد نیاز برای آن، پیش زمینه و مشخص کننده برنامه تولید (شامل میزان تولید در بازه های زمانی مختلف و نیز کالاها و مواد اولیه مورد نیاز) میباشد. با محاسبه میزان مواد و کالاهای اولیه مورد نیاز در بازه های زمانی پیش رو و نیز اطلاعات مربوط به موجودی و نقاط کنترلی این کالاها در انبار (شامل نقطه سفارش، مقدار سفارش، مدت زمان رسید کالا به انبار و حداقل و حداکثر موجودی مجاز) می توان نسبت به برنامه ریزی خرید و در نتیجه تعیین بودجه مورد نیاز اقدام نمود.
    ۳ – روش (سیستم) کنترل اتوماتیک موجودی

    این روش شامل سیستم های کنترل موجودی در انبار و یا حتی تهیه و نصب کارت انبار برای تمامی کالاها می باشد که در هر زمان امکان دسترسی به میزان موجودی و قیمت یک کالا در زمان معین را به انباردار میدهد. با بکارگیری این روش، کنترل موجودی کالا به شکل مطمئنی اتفاق افتاده و ورود و خروج کالا از انبار و هزینه های آن، از طریق تراکنشهای ثبت شده با ضریب اطمینان بالایی قابل اتکا خواهد بود.
    ۴ – استقرار روشهای مؤثر و بهینه خرید

    روشهای خرید باید به شکلی مؤثر مطابق با نیاز سازمان تدوین شوند تا در عین جامع بودن و امکان دسترسی به اطلاعات و ردیابی دقیق فرایند، طولانی و پیچیده نبوده و در زمان مناسب کالای مورد نیاز تامین گردد. این فرایند به شکل ساده زیر قابل ارائه است:

    درخواست خرید

    فرایند خرید از دریافت درخواست خرید توسط واحد تدارکات آغاز می شود. این درخواست خرید شامل کالا، مقدار و گاهی زمان مورد نیاز آن می باشد که ممکن است توسط انباردار و یا دیگر مسئولین واحدهای مرتبط تدوین و تایید شده و برای واحد خرید ارسال شود.

    استعلام قیمت

    با در دست داشتن درخواست خرید و اطلاعات مربوط به مقدار و … واحد تدارکات نسبت به اعلام این نیاز به تامین کنندگان خود اقدام نموده و در اسرع وقت قیمتهای پیشنهادی آنها را گردآوری مینماید.

    تایید و انتخاب تامین کننده

    از مهمترین بهش های روش های انبارداری پس از دریافت پیشنهادهای رسیده از تامین کنندگان، با توجه به فاکتورهای مؤثر در انتخاب تامین کننده نهایی، همچون قیمت پیشنهادی، تخفیفها و طرح ها، کیفیت کالا، سابقه خوب تامین کننده، زمان ارسال و … سرانجام یک یا چند تامین کننده به تایید واحد تدارکات رسیده و مبدا کالاها مشخص می شود.

    نگهداشت سوابق استعلام ها

    در نهایت سوابق و اطلاعات مربوط به استعلام قیمت کالا بایگانی شده و پیش از استعلام بعدی مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

    سفارش خرید

    آخرین مرحله ثبت سفارش خرید است که بین واحد خرید و تامین کننده مورد نظر با ذکر شرایط و ضوابط توافقی شامل کالا، مقدار، کیفیت، مبلغ، زمان رسید، شیوه حمل، سایر هزینه های مرتبط و نحوه پرداخت و … میباشد.
    ۵ – نرخ مصرف (Turnover) کالا

    نرخ مصرف کالا از فرمول زیر محاسبه می شود.

    میانگین مقدار موجودی در طول دوره / هزینه کالاهای مصرف شده یا فروخته شده در طول دوره

    مقدار به دست آمده بیانگر سرعت مصرف کالا در تولید است. بالا بوده این نرخ نشان دهنده پایین بودن مدت زمان انباشت کالا در کارخانه است. این عدد شاخصی است از مدیریت صحیح و کارآمد مواد.

    مقایسه نرخ مصرف یک کالا در سالهای مختلف بیانگر یکی از انواع موجودی است که در زیر به آن اشاره شده است:

    کالاهای کم مصرف

    کالاهای کم مصرف دارای نرخ مصرف و برگشت پایین بوده و مسئول انبار میبایست پس از شناسایی این کالاها سعی نماید موجودی آنها را در حداقل موجودی مورد نیاز نگه دارد.

    کالاهای بدون مصرف

    برای مدت طولانی این کالاها از سمت تولید درخواست نشده و بنابراین دیگر مورد استفاده قرار نخواهند گرفت. از این رو مدیر مالی با توجه به شرایط و قیمت بازار باید در خصوص نگهداشت و یا از بین بردن و یا فروش این کالاها، تصمیم بگیرد.

    کالاهای بی مصرف (منسوخ)

    کالاهای منسوخ شده که نه در سازمان مورد استفاده قرار میگیرند و نه در خارج از سازمان امکان فروش و یا واگذاری آنها وجود دارد. به دلیل هزینه های بالای نگهداشت که این کالاها بر سازمان تحمیل میکنند میبایست هر چه سریعتر نسبت به از بین بردن و ضایعات آنها اقدام نمود.

    کالاهای پرمصرف

    این کالاها با سرعت بالایی در سازمان مصرف شده و درخواست برای دریافت آنها بالاست. از این رو باید با دقت و توجه ویژه ای نسبت به کنترل و تامین به موقع آنها اقدام نمود تا فرایند تولید به دلیل کمبود این کالاها دچار توقف نشود.

    با توجه به نرخ مصرف کالاها به منظور دستیابی به موجودی صحیح و به موقع، لازم است تا لیستهای گردشی برای انبارگردانی های دوره ای تهیه شود تا کالاها با توجه به گروه مصرف خود در این لیستهای ۱۰ تا ۱۵ تایی قرار گرفته و به صورت دوره ای و چرخشی انبارگردانی شوند تا مغایرتهای موجود به سرعت کشف شده و مانع از کاهش موجودی کالای پر مصرف و دیگر کالاهای موجود در انبار شوند.
    ۶ – تحلیل و آنالیز ABC کالاها

    برای کنترل انبار (موجودی کالاها) به روشی مؤثرتر در انبار می توان از روش (ABC (Always Better Control استفاده کرد. بر اساس این متد کالاها با توجه به قیمت و ارزش خود به سه دسته تقسیم می شوند. دسته اول کالاهای گروه A که شامل ۱۰ تا ۲۰ درصد کالاهای موجود در انبار شده ولیکن ارزش آنها بالای ۵۰ درصد از کل ارزش انبار می باشد. دسته دوم کالاهای گروه B را شامل می شود که در حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد موجودی کل انبار و ۳۰ درصد ارزش ریالی انبار هستند. دسته سوم کالاهای گروه Q که شامل حدود ۷۰ درصد موجودی کل کالاهای انبار است و ارزش ریالی آن کمتر از ۲۰ درصد کل ارزش انبار می باشد. در این روش کنترل موجودی کالاها بر اساس ارزش ریالی پس از طبقه بندی کنترل و مورد توجه قرار میگیرند. اگر این روش به درستی پیاده سازی شود می تواند به کاهش چشمگیر هزینه های انباشت و نگهداری کالاهای قیمتی منجر شود.

    بهترین پاسخ
  2. فعالیت اصلی یک موسسه بازرگانی با خرید کالا شروع می شود. کالای خریداری شده معمولا در انبارشرکت یا فروشگاه نگهداری می شود تا در زمان مناسب به فروش برسد. هر شرکت بازرگانی می خواهد کالای خریداری شده را با قیمتی بالاتر از قیمت خرید به فروش برساند تا از این طریق بتواند سودآور باشد.

    مشخص کردن بهای تمام شده کالای فروش رفته در یک شرکت بازرگانی به سیستم ثبت موجودی کالا در آن شرکت بستگی دارد. به طور کلی دو سیستم جهت ثبت موجودی کالا به کار گرفته می شود که عبارتند از سیستم ثبت دائمی و سیستم ثبت ادواری.

    نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت ادواری
    در سیستم ثبت ادواری، اطلاعات ریالی موجودی کالا فقط در پایان دوره در دسترس است و پس از انبارگردانی و قیمت گذاری کالا در پایان دوره مشخص می شود.

    در این روش، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب خرید کالا منظور می شود. حساب خرید کالا دارای ماهیت هزینه بوده و در پایان دوره مالی به حساب سود و زیان بسته می شود.

    در سیستم ثبت ادواری، موجودی های فروش کالا به حسابی تحت همین نام بستانکار می شود. در این سیستم، خروج کالا از انبار در دفاتر شرکت ثبت نمی شود. در این رویداد، در مقابل فروش های نقدی حساب صندوق یا بانک بدهکار شده و حساب فروش کالا بستانکار می شود و چنانچه فروش کالا به طور نسیه انجام شود، حساب های دریافتنی و در صورت دریافت چک یا سفته، حساب اسناد دریافتنی بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار خواهد شد. حساب فروش کالا در حقیقت نشان دهنده درآمد یک شرکت بازرگانی است.

    نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت دائمی
    در سیستم ثبت دائمی، ارزش ریالی (بهای تمام شده) موجودی کالا در هر مقطع زمانی از دفاتر شرکت قابل استخراج است. در این روش ورود و خروج کالا از انبار، در هر لحظه در دفاتر ثبت می شود.

    چنانچه تعداد کالاها و همچنین ورود و خروج کالا زیاد باشد نمی توان به صورت دستی اطلاعات را ثبت و نگهداری کرد. برای آنکه این روش پیاده سازی شود لازم است یک نرم افزار انبارداری که ارتباط مستقیمی با سیستم حسابداری داشته باشد کلیه ورود و خروج ها را ثبت کرده و سند حسابداری آن را صادر کند.

    به طور کلی می توان گفت از زمانی که رایانه ها و نرم افزارهای خرید و فروش، در بین شرکت های بازرگانی رایج شد، استفاده از سیستم ثبت دائمی موجودی ها بیشتر شد.

    در سیستم ثبت دائمی، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب موجودی کالا منظور می شود. در فروش کالا، هر بار دو رویداد همزمان اتفاق می افتد، رویداد اول کسب نوعی دارایی(وجه نقد یا حساب دریافتنی) و تحقق درآمدی به نام فروش کالا است و رویداد دوم کاهش موجودی کالا و وقوع هزینه ای به نام بهای تمام شده کالای فروش رفته است. در سیستم ثبت دائمی کالا، هر دو رویداد مذکور باید در تاریخ فروش کالا در دفاتر ثبت شوند.

    ارتباط نرم افزار و حسابهای خرید و فروش کالا
    در شرکت هایی که از نرم افزار خرید و فروش کالا یا نرم افزار انبارداری استفاده می کنند، لزومی به داشتن حساب های معین و تفصیلدر حسابداری با عنوان کالاها نیست. جزییات اطلاعات کالاها و دسته بندی آنها بر عهده نرم افزار انبارداری است. ورود و خروج کالا به عنوان رسید و حواله در نرم افزار ثبت می شود و فروش کالا توسط نرم افزار فروش و با عنوان فاکتور فروش درج می شود. در نرم افزارهای یکپارچه خرید و فروش، اسناد حسابداری صادر و در نرم افزار حسابداری درج می شوند

ارسال یک پاسخ